Information om hur vi hanterar dina personuppgifter

Inom Vilhelmina kommun hanterar vi personuppgifter i olika sammanhang. Det är information som vi behöver för att du som Vilhelminabo ska få det stöd och den service som du har rätt till.

Från och med den 25 maj 2018 gäller en ny dataskyddslagstiftning (GDPR, General Data Protection Regulation) i Sverige och resten av EU. Lagstiftningen ersätter personuppgiftslagen och är till för att skydda enskildas personliga integritet.

Vad är en personuppgift och vad menas med behandling?

Personuppgifter är all slags information som kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Det kan till exempel vara ditt namn, adress, personnummer eller bilder som visar vem du är. Med behandling av personuppgifter menas allt som vi gör när vi hanterar uppgifter om dig digitalt. Till exempel när vi skriver utredningar, handlägger ärenden som rör enskilda, i e-post, när vi skapar och lagrar dokument med personuppgifter.

Varför hanterar vi dina personuppgifter?

Inom Vilhelmina kommun hanterar vi personuppgifter i många olika sammanhang. Det är information som vi behöver för att tillhandahålla det stöd och den service vi ansvarar för. Det kan handla om personuppgifter för den som är elev, fastighetsägare, uppdragstagare, verksamhetsutövare, behöver vård eller annan stödinsats, eller är Vilhelminabo och har kontakt med kommunens verksamheter.

Det kan till exempel vara för att;

• Tillhandahålla förskola och skola för barn och ungdomar, och erbjuda skolhälsovård.
• Utföra vårt uppdrag inom miljö- och bygg, t ex hantera bygglov och planera mark.
• Ta hand om våra gator och tillhandahålla parkering.
• Ta hand om avfall och tillhandahålla vatten och avlopp.
• Utöva tillsyn inom områdena alkohol och tobak, miljö och livsmedel.
• Utföra vårt uppdrag för de som har behov av stöd i form av god man eller förvaltare.
• Tillhandahålla insatser inom socialtjänst, hälso- och sjukvård, färdtjänst och bostadsanpassning, flyktingmottagande.
• Lokala arbetsmarknadsåtgärder och integration på arbetsmarknaden.
• Samverka med externa aktörer inom näringsliv och turism.
• Genomföra val.
• Nämnderna ska kunna fatta beslut i ärenden och personuppgifter kan t ex förekomma i underlag för beslut, kallelse och protokoll.
• Ta hand om initiativ, synpunkter, frågor och felanmälningar från enskilda.
• Administrera uppgifter om kunder och leverantörer, t ex för att tillhandahålla kommunala tjänster och hantera fakturor, inbetalningar och utbetalningar.
• Administrera upphandlingar och avtal med olika leverantörer.
• Hantera krav, försäkringsärenden och rättsliga tvister.
• Informera och marknadsföra kommunens verksamheter i olika sammanhang.
• Rekrytera nya medarbetare.

Vad har vi för rätt att hantera dina personuppgifter?

Vi hanterar dina uppgifter med stöd av dataskyddslagstiftningen och de lagliga grunder som anges där. Det finns följande lagliga grunder för personuppgiftsbehandling:

• Samtycke
• Avtal
• Rättslig förpliktelse
• Skydd för grundläggande intressen
• Uppgift av allmänt intresse och myndighetsutövning
• Efter en intresseavvägning

Många personuppgiftsbehandlingar inom kommunen grundar sig på att vi utför en uppgift av allmänt intresse eller myndighetsutövning. Det förekommer också att vi hanterar personuppgifter för att fullgöra våra skyldigheter enligt ett avtal med dig. När vi använder bilder inhämtar vi ditt samtycke. Du kan läsa mer om samtycke nedan.

Vilka personuppgifter hanterar vi?

Vi hanterar de personuppgifter som vi behöver för ändamålet med varje behandling. Exempelvis namn, kontaktuppgifter och personnummer i de fall det behövs.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vår hantering av information omfattas av offentlighetsprincipen och det svenska regelverket kring allmän handling. Det betyder att dina personuppgifter kommer att hanteras den tid som det behövs och i vissa fall för all framtid enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen och arkivlagen.

Vad gäller om du samtyckt till att vi hanterar dina uppgifter?

Om du har samtyckt till att vi hanterar dina personuppgifter har du alltid rätt att ångra dig och ta tillbaka ditt samtycke. Det gör du genom att kontakta kommunens Kontaktcenter. I så fall får vi inte längre hantera dina uppgifter. Om du återkallar ditt samtycke påverkar det inte lagligheten av publiceringen innan samtycket återkallades.

Från vilka källor hämtar vi dina personuppgifter?

Utöver de uppgifter du själv lämnar till oss kan vi också komma att samla in personuppgifter från någon annan. De uppgifter vi samlar in från andra kan vara:

• Adressuppgifter från offentliga register för att vara säkra på att vi har rätt adressuppgifter till dig.
• Uppgifter från andra myndigheter.
• Uppgifter från kredit- och upplysningsföretag.

När är du skyldig att lämna uppgifter till oss?

För att kunna ingå avtal med oss behöver du lämna de personuppgifter vi begär annars kan vi inte skriva något avtal. I de fall det finns en skyldighet enligt lag att lämna personuppgifter till oss så informerar vi dig.

Automatiserat beslutsfattande

Ett automatiserat beslut är ett beslut som enbart grundas på automatisk behandling, utan mänsklig medverkan. Om vi använder automatiserat beslutsfattande så informerar vi dig.

Till vilka andra lämnar vi dina personuppgifter?

Dina personuppgifter kan komma att lämnas ut till andra myndigheter, företag eller enskilda om vi har en laglig skyldighet att lämna ut dom. De kan också lämnas till personuppgiftsbiträden som hanterar information för vår räkning. Vi har personuppgiftsbiträden som hjälper oss med;

• Betalningar (fakturahantering, banker och betaltjänstleverantörer).
• Marknadsföring och information (reklambyråer, mediebyråer, utskrift och sociala medier).
• IT-tjänster (tillhandahålla verksamhetsstöd, hantera drift, support och underhåll av våra IT-lösningar).
• Transporter (logistikföretag, taxi- och bussbolag för persontransporter).
• Personal (rekryteringsföretag, ledar- och medarbetarundersökningar, företagshälsovård).

Överföring till tredje land

Överföring till tredje land betyder att uppgifter lämnas till länder utanför EU och EES-länderna Norge, Island och Liechtenstein. Vi informerar när personuppgifter förs över till tredje land.

Google Analytics

Vilhelmina kommun har fram tills 9 februari 2021 använt sig av webbanalysverktyget Google Analytics för att analysera besökarstatistik och för att förbättra webbplatsupplevelsen. Vi informerade inte under denna tid att Google Analytics även förde webbplatsbesökarnas IP-adresser vidare till tredje land.

Vi har nu tagit bort denna funktion och har lämnat in en rapport om personuppgiftsincident till Integritetsskyddsmyndigheten.

Enskildas rättigheter

Du har rätt att begära ett registerutdrag för att få veta hur vi lagra personuppgifter dina personuppgifter. Du har också rätt att begära att felaktiga eller ofullständiga personuppgifter rättas eller raderas. Du kan även invända mot eller begära begränsning av hanteringen av dina personuppgifter. I vissa fall kan du ha rätt att få dina uppgifter flyttade.

Hur kontaktar du oss vid frågor om dataskydd?

Har du frågor om hur vi hanterar dina personuppgifter kan du vända dig till kommunens reception via 0940-140 00 eller gdpr@vilhelmina.se

Vem är ansvarig för de personuppgifter vi samlar in?

Varje nämnd inom organisationen Vilhelmina kommun är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som behandlas inom nämndens verksamhetsområde.

Organisationsnummer: 212000-2601
Adress: Vilhelmina Kommun
Torget 6
91281 Vilhelmina

Vem är dataskyddsombud?

Vilhelmina kommun har utsett ett Dataskyddsombud, som kontaktas via vår Dataskyddssamordnare. Dataskyddssamordnare nås på gdpr(at)vilhelmina.se eller 0940-140 00.

Har du synpunkter på vår hantering?

Tycker du att vår hantering av dina personuppgifter är felaktig och vill klaga kan du först och främst vända dig till vår Dataskyddssamordnare, men du kan också vända dig till Datainspektionen som är tillsynsmyndighet på området.